5 bước đơn giản để tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

Không thể phủ nhận người dùng internet trên thế giới ngày càng nhiều, công nghệ được nâng cấp theo nhu cầu của thời đại. Chỉ cần có thiết bị phù hợp, kết nối internet, bạn có thể thành công tổ chức các lớp học, buổi tọa đàm, sự kiện,… tiếp cận được lượng lớn người tham dự với chi phí thấp và tiết kiệm thời gian.

Doanh nhân Nguyễn Cảnh Hồng phát biểu tại Hội thảo “Internet Expo – Cơ hội chuyển đổi số cho ngành Bất động sản/Vật liệu xây dựng & Nội ngoại thất” vừa diễn ra ngày 8/9/2021

Dưới đây là 5 bước đơn giản mà Internet Expo chia sẻ để giúp bạn tổ chức được một sự kiện trực tuyến thành công:

1. Chọn chủ đề thú vị và hấp dẫn

Trước tiên cần phải chọn một chủ đề và tìm diễn giả cho sự kiện, giống như thực hiện trực tiếp, bạn cần tập trung tìm ra một ý tưởng cụ thể, thu hút người tham dự. Không nên chọn chủ đề quá rộng, kéo dài hàng giờ khiến cho người tham dự cảm thấy mệt mỏi. Vì vậy, hãy cố gắng làm nổi bật giá trị và mục tiêu rõ ràng của sự kiện trực tuyến mà bạn muốn người tham dự phải chú ý và hướng tới. Lưu ý rằng sự kiện trực tuyến có thể mất nhiều ngày hoặc nhiều tuần để chuẩn bị, vì vậy càng đơn giản thì tổ chức sự kiện càng nhanh chóng.

Doanh nhân Lê Viết Hải phát biểu tại Hội thảo “Internet Expo – Cơ hội chuyển đổi số cho ngành Bất động sản/Vật liệu xây dựng & Nội ngoại thất” vừa diễn ra ngày 8/9/2021

2. Tìm nền tảng sự kiện trực tuyến phù hợp

Sau khi chọn được chủ đề và diễn giả, bước kế tiếp bạn cần làm là chuẩn bị những công cụ phù hợp để giúp cho sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ và thành công. Với công nghệ hiện đại ngày nay, chúng ta có rất nhiều nền tảng để lựa chọn. Tuy nhiên, phải đảm bảo rằng bạn có được nền tảng sự kiện trực tuyến hiệu quả với các tính năng tốt nhất như:

– Cho phép tạo phòng chờ ảo thân thiện, có thể tùy chỉnh cho những người tham dự bằng thiết bị di động hay máy tính.

– Cung cấp các công cụ trò chuyện trực tiếp cho phép mọi người có thể tham gia trao đổi với nhau trong khi diễn ra sự kiện.

– Cho phép chia sẻ nội dung video, văn bản trình bày hay nhiều thông tin khác của bạn với những người tham dự

– Cho phép người tham dự không cần cài đặt phần mềm bổ sung. 

– Có quyền truy cập vào các tính năng khác để làm cho sự kiện trực tuyến trở nên thú vị, mang tính học hỏi như câu đố hay bảng xếp hạng

– Có các chức năng để người tham dự có thể tăng mức độ tương tác trong sự kiện.

– Có báo cáo và phân tích nâng cao để đo lường hiệu suất của sự kiện trực tuyến.

Tuy nhiên, ngoài những tính năng của công cụ thì bạn cũng cần chuẩn bị tất cả sự hỗ trợ chuyên môn từ tổ chức để có thể giúp sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ nhất.

Ví dụ về một nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến

3. Chọn một nền tảng marketing qua email

Để tiếp cận khách hàng tiềm năng cho sự kiện, bạn cần một nhà cung cấp dịch vụ marketing tốt nhất qua email (ESP) như Moosend hoặc MailChimp để tăng cường nỗ lực tiếp cận, tạo ra những tệp khách hàng tiềm năng đăng ký tham dự. Từ đây, bạn có thể nắm bắt địa chỉ email của họ và sử dụng chúng để:

– Gửi cập nhật sự kiện trực tuyến

– Chia sẻ tin tức công ty; hoặc có thể bán chéo các sản phẩm, dịch vụ có liên quan bằng những bật mí nho nhỏ và nâng cấp về nội dung như tạo một khóa học trực tuyến và mời họ tham dự.

Việc phát triển danh sách gửi mail thông qua sự kiện trực tuyến sẽ giúp bạn đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới.

4. Quảng bá sự kiện trực tuyến 

Sau khi có được danh sách gửi email, bạn cần lập ra chiến dịch và nội dung thư thu hút mọi người đăng kí như: sự kiện sẽ diễn ra như thế nào, có kêu gọi hành động rõ ràng, tăng tỷ lệ chuyển đổi cũng như tỷ lệ hoàn vốn. 

Ngoài việc sử dụng danh sách email để quảng bá thì bạn cũng phải tận dụng sức mạnh của phương tiện truyền thông xã hội để tiếp cận được lượng lớn người tham dự. Điển hình như Facebook là một trong những mạng xã hội lớn nhất mà bạn có thể sử dụng. Một trang Facebook đã được xác minh, và nếu đó là trang kinh doanh thì sẽ dễ dàng cho những người theo dõi biết được sự kiện trực tuyến sắp được tổ chức. 

Với các tab sự kiện trên Facebook, sẽ tăng khả năng quảng bá sự kiện hiệu quả hơn. Hãy tối ưu hóa trang bằng cách cung cấp cho người theo dõi thông tin về sự kiện trực tuyến và cho phép họ đặt vé,… Cùng với Facebook, bạn cũng có thể tận dụng các mạng xã hội phổ biến khác như Instagram, Twitter hoặc thậm chí TikTok để đăng thông tin cập nhật, chia sẻ câu chuyện và kích thích khán giả về sự kiện sắp tới.

5. Thu thập thông tin phản hồi đầy giá trị

Việc thu thập phản hồi của người tham dự giúp bạn biết được họ có cảm thấy sự kiện trực tuyến hữu ích, có diễn ra thành công, có gây tiếng vang và còn giúp bạn cải thiện được kỹ năng cách tổ chức sự kiện trong tương lai. Gửi email đính kèm một biểu mẫu khảo sát là cách tốt nhất để tương tác với những người tham dự sau hội nghị trực tuyến.

Ngoài ra, bạn cũng có thể phân loại đối tượng dựa trên mức độ tương tác của họ với email nhằm xây dựng một chiến dịch khác để tương tác với họ. Đừng quên gửi video hay bản ghi cho người tham dự để giữ sự kết nối cho các sự kiện lần sau. 

Sự kiện trực tuyến mà Internet Expo đã tổ chức thành công với đông đảo người tham dự

Vào năm 2021, các sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công hơn bao giờ hết. Nhưng nếu bạn cảm thấy đó là công việc khó khăn trong lần đầu tiên; hãy chuẩn bị kĩ, tìm hiểu sâu về tài liệu Internet Expo chia sẻ để biến điều đó thành hiện thực. Đưa ra chủ đề, sử dụng các công cụ phù hợp để hiện thực hóa tầm nhìn, thu thập phản hồi của những người tham dự để giúp bạn trở nên tốt hơn. Với tất cả điều này, Internet Expo chúc bạn sẽ tổ chức một hội nghị trực tuyến xuất sắc và thành công.

TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN INTERNET EXPO 2021

Đơn vị tổ chức: IEX Group 

Thời gian: 29 – 31/10/2021

Đăng ký tham gia: TẠI ĐÂY