Cách "nói đúng lúc, dừng đúng chỗ" để họp trực tuyến hiệu quả

Khi đội ngũ nhân sự phải làm việc tại nhà mùa dịch, những cuộc thảo luận tập thể tại văn phòng cũng tất yếu chuyển thành các buổi họp trực tuyến. Mọi người sẽ nhanh chóng vượt qua được những trở ngại kỹ thuật ban đầu như tìm nút tắt tiếng (mute) ở đâu hay chia sẻ bài trình bày (slide) thế nào, nhưng lại thường gặp khó ở việc làm sao để giao tiếp hiệu quả.

Một khảo sát gần đây của công ty Global Public Speaking tại Mỹ, cho biết mọi người thường thuyết trình ít hơn, nhưng lại nói nhiều hơn trong các cuộc họp trực tuyến mùa dịch. Và cuối cùng, họ trở nên thất vọng vì kết quả của chúng.

Do đó, bà Allison Shapira, giảng viên môn Nghệ thuật giao tiếp tại Trường Harvard Kennedy và là Nhà sáng lập, CEO Global Public Speaking, đã đưa ra 3 gợi ý làm thế nào để bắt đầu nói và trường hợp nào nên dừng trong buổi họp trực tuyến.

Các cuộc họp trực tuyến sẽ khó đạt hiệu quả nếu mọi người không biết cách giao tiếp. Ảnh: Pixabay.

Làm thế nào để được phát biểu

- Chuẩn bị trước cho quyền phát biểu: Nếu chắc rằng mình cần được phát biểu trong cuộc họp trực tuyến sắp tới, hãy thông báo trước cho người chủ trì. Bằng cách đó, họ có thể sắp xếp cho bạn mà không phải ngắt lời ai đó khi đang nói.

Lưu ý: Nên có người chủ trì cho bất kỳ cuộc họp nào từ 5 người trở lên. Người này sẽ giúp các thành viên giữ tập trung và đúng giờ. Với cuộc họp cùng khách hàng, sự hiện diện của người chủ trì từ đội ngũ bạn sẽ đảm bảo sự thống nhất, nâng cao tính chuyên nghiệp của thương hiệu.

- Sử dụng một số từ bổ sung để xin quyền trò chuyện: Trong các cuộc họp ảo, việc sử dụng một số từ bắt đầu như "thực sự là" hay "vậy thì" sẽ giúp người khác nhận ra bạn muốn phát biểu. Hãy dùng chúng khi bạn cảm thấy ai đó đã hoàn thành trình bày một suy nghĩ.

- Khen ngợi và xây dựng: Một kỹ thuật lịch sự trong cuộc họp trực tuyến có thể dùng khi bạn muốn ngắt lời là hãy khen người đang nói. Ví dụ: "Cảm ơn vì điểm tuyệt vời đó, Jeff, tôi muốn đóng góp thêm điểm này". Và sau đó, bạn có thể đưa ra ý kiến theo bất kỳ hướng nào bạn muốn.

Lưu ý: Nếu ai đó cố gắng chen ngang khi bạn vẫn chưa nói hết ý của mình bằng cách này, bạn có thể tự tin nói rằng. "Hãy giữ ý đó của bạn. Tôi sẽ chuyển cho bạn trong một phút".

Cách thức này giúp duy trì độ tin cậy của người đang nói, đồng thời cho bạn không gian để nhảy vào. Nếu nghĩ rằng bạn có thể đang trong tình thế sẽ ngắt lời ai đó nhưng dù sao cũng muốn lên tiếng, có thể nói "Tôi sẽ mạo hiểm ngắt lời Jeff ở đây nhưng tôi muốn xây dựng quan điểm của anh ấy bằng cách nói..." Điều này đặc biệt hiệu quả cho các cuộc họp trực tuyến, nơi bạn không thể đọc ngôn ngữ cơ thể của người khác.

Lưu ý: Điều gì sẽ xảy ra khi hai người lên tiếng cùng một lúc và không có người điều phối? Bạn có thể cân nhắc đến văn hóa đối thoại của công ty và tình huống cụ thể. Nếu bạn đã từng được phát biểu trong cuộc họp, hãy nhượng bộ người kia bằng cách nói "Mời bạn chia sẻ trước" và để người kia nói. Còn nếu bạn chưa lên tiếng trong cuộc họp, hãy nói "Cảm ơn, tôi sẽ nói ngắn gọn" và sau đó tiếp tục.

Ngược lại, một trong những nỗi thất vọng lớn nhất của nhiều người khi họp trực tuyến là phải nghe cá nhân nào đó nói quá nhiều. Nếu bạn cảm thấy mình có thể là người đó, bạn nên kìm lại khi nào?

Khi nào nên dừng nói

- Bạn nên dừng nói khi cuộc họp lẽ ra kết thúc năm phút trước. Ngày nay, nhiều người phải liên tục họp trực tuyến cả ngày. Do đó, nếu bạn biết cuộc họp đã quá thời gian quy định và những gì bạn phải nói không quan trọng, hãy kìm lại.

- Khi những gì bạn phải nói không cần đến quyết định từ những người trong cuộc họp. Nếu đóng góp của bạn có thể được gửi qua email cho những người tham dự dưới dạng bổ sung thêm thông tin, hãy xem xét phương pháp đó thay vì lên tiếng và sử dụng thời gian họp quý báu.

- Nếu bạn đã nói trong hầu hết thời gian cuộc họp. Một số người muốn được có nhiều thời gian hơn những người khác để bày tỏ suy nghĩ của họ. Nhưng nếu bạn làm như thế tức là giành mất cơ hội chia sẻ những thông tin, ý tưởng giá trị từ đồng nghiệp.

(Theo vinabull.vn)